Compreender as demandas atuais da sua empresa, onde são e estão alocadas, quais são as prioridades e o nível de produtividade médio de cada um dos seus colaboradores, são a base essencial de uma boa gestão de tempo no que diz respeito a toda uma organização.
Em nosso último post, você pôde conhecer alguns dos principais benefícios de uma gestão de tempo adequada dentro das empresas, além das consequências mais frequentes de negligenciá-la.
Ao ter um conhecimento atualizado dos dados e entregas que sua equipe necessita fazer, você contribuirá consigo mesmo e com toda a organização para uma tomada de decisões mais assertiva em relação a diversos pontos, que o fazem ganhar ou ainda perder clientes e, consequentemente, refletem no seu faturamento mensal e anual.
Para que um controle eficiente seja colocado em prática em sua organização, trouxemos hoje algumas dicas que podem ser seguidas para a obtenção de melhores resultados. São elas:
Organizar as demandas que chegam
Mais importante que adotar ferramentas que contribuam ou verifiquem a gestão de tempo, é preciso ter ordem.
- Comece instruindo os responsáveis em relação à definição do prazo requerido e a sequência que será dada para a criação das peças e conteúdos.
- Instrua os responsáveis a respeito das novas demandas que chegarem para serem alocadas por ordem de prioridade, tendo em mente além dos os prazos, o nível de dificuldades de cada uma delas.
- Tenha um calendário com todas as tarefas que chegaram e foram atribuídas, para que seja viável avaliar previamente possíveis conflitos ou ainda identificar colaboradores que podem recebê-las tranquilamente, de maneira que o trabalho esteja sempre bem equilibrado.
Delegar tarefas
Saber delegar é fundamental, tanto para evitar a sobrecarga, quanto para depositar confiança em seu time, reconhecendo suas habilidades e dando espaço à novas soluções.
Essa prática também o ajudará a reconhecer peças-chave, as quais destacam-se por realizar entregas rápidas e bem efetuadas.
Reduzir o número de reuniões na medida do possível
É comum que aconteçam reuniões para o alinhamento de informações importantes. No entanto é preciso perguntar-se :
Será que inúmeras e longas reuniões são mesmo tão relevantes?
Por mais que algumas sejam essenciais é fundamental utilizá-las em uma estratégia eficaz de otimização do seu tempo e de sua equipe.
Antes de reunir o time, delimite os objetivos da reunião, dessa maneira, você evita passar muito do tempo que tinha em mente, não perde o foco e não da espaço para a geração de assuntos extras/dispensáveis.
Fazer pausas
É comum deparar se com bloqueios criativos. Por isso, ao invés de ficar parado em frente ao computador sem saber o que fazer, levante, tome uma água ou um chá, alongue-se rapidamente, vá ao banheiro ou então dê uma volta no escritório.
Segundo nossa experiência pessoal, isso contribuirá com sua energia e também criatividade.
Por isso, se dê esse tempo para poder voltar ao trabalho com todo afinco.
Veja também: como garantir maior produtividade em sua função em tempos de home office
Avaliar os resultados obtidos
Para concluir que todas as práticas adotadas são válidas, é preciso ter um comparativo de produtividade para diagnosticar obstáculos, sejam eles ocasionados pelos processos instituídos ou por pessoas.
Fazer e requerer relatórios de seu time
Relatórios detalhados dos trabalhos entregues também são outra forma de medir a produtividade obtida antes de aplicar novas mudanças de gestão de tempo.
Organizar seu ambiente de trabalho e mantê-lo constantemente assim
Ter um ambiente desorganizado atrapalha a gestão de tempo. Afinal, além de muitos fatores de distração, ao precisar de um material você pode despender mais tempo que o necessário procurando-o.
Tendo isso em mente, dedique-se a manter um ambiente limpo e organizado para realizar suas atividades, de preferência, sem objetos muito chamativos e principalmente interativos.
O ideal é reservar esse tipo de elementos para o seu tempo livre.
As consequências na gestão de tempo causadas pela falta de organização
Sem se organizar ficará muito mais difícil cumprir com todas as atividades que são requeridas a você.
Em algum momento, por exemplo, você poderá se deparar com um furo por esquecimento de uma tarefa que não foi organizadamente atribuída às demandas em andamento.
São inúmeros os recursos que poderão lhe ajudar com isso, os mais simples englobam, a agenda do seu smartphone, o Google Agenda, o uso de post-its, agenda tradicional (em papel), planilhas, calendários impressos e mais.
O importante é deixar todas as demandas distribuídas de forma ordenada em relação aos seus dias e horários.
O que ocasiona o mau aproveitamento do tempo?
Diversos fatores têm impacto na maneira como o tempo é aproveitado.
Geralmente, é possível identificá-los com facilidade, se não for o seu caso, ferramentas próprias para esse fim podem ser adotadas.
No entanto, entre as causas mais frequentes estão:
A perda repentina de foco
A falta de foco pode ocorrer devido a ansiedade em querer resolver muitas coisas ao mesmo tempo.
Isso acontece, geralmente, em dias mais apinhados e é uma característica bastante presente em organizações que distribuem demandas em excesso a seus colaboradores ou a apenas um em especial.
Não conhecer a si mesmo!
Se você é do tipo que abraça muitas responsabilidades urgentes e com grande importância para serem resolvidas ao mesmo tempo, apesar de ter boas intenções, é preciso saber que essa não é uma prática ideal a ser continuada.
Procrastinar
A procrastinação tem um efeito direto e devastador sob a produtividade.
Deixar para depois nunca é a medida ideal a ser adotada!
Isso ocorre quando uma tarefa é difícil ou pouco interessante.
É preciso entender que ao protelar para cumpri-la, você levará ainda mais tempo que o comum. Despendendo também muito mais energia do que deveria caso a encarasse apenas como mais uma atividade.
Para uma gestão de tempo eficiente, dedique-se às suas tarefas com constante dinamismo!
É comum sentirmos mais ou menos satisfação em determinadas tarefas, mas isso não pode e nem deve afetar o aproveitamento do seu tempo, nem mesmo o resultado de suas entregas e produtividade em geral.
Ao colocar essas dicas em prática e outras mais com o mesmo propósito, além de mais produtivo, você ficará também mais confiante em si e, como consequência, se sentirá mais motivado diariamente!
Gostou das dicas?
Então não deixe de compartilhá-las com seus amigos e colegas de trabalho para que todos possam usufruir das boas consequências de ter uma gestão de tempo bem organizada!
